协同OA系统如何解费控管理难题？信息化落地是关键

差旅费报销、工资福利支出……这些看似平常的公司费用背后，实际上藏着很多企业的“困扰”，多年来都无法真正化解预算费用控制管理中的预算超支、审批效率低、无法真实把控、预算缺乏调控和数据支撑等种种难题，即便是协同管理政务OA系统软件也一直扮演者报销审批的“角色”，鲜有协同管理政务OA系统软件商能做到预算费控全程管理的跨越。

费控管理难题到底“难”在哪？协同管理政务OA系统该如何真正化解呢？业内人士认为，信息化落地是关键。来自政务OA协同政务OA系统品牌方也认为，企业应选择符合实际需要的费用管理模式，而这种模式则需要其应用的协同管理政务OA系统方能够做到信息化落地。

“落地”两个字简单，实施起来却相当复杂。“比如做初步的预算编制时，不是所有的部门都需要预算控制。因此，要明确预算控制涉及哪些部门，因此协同管理政务OA系统软件就要具备这样的预算金额控制、导入能力。”政务OA协同政务OA系统软件品牌负责人这样说到。

事实上，正如上述观点，信息落地融入到预算费控全程管理中，有效的降低企业经营成本、提高工作效率、增强企业效益。政务OA协同政务OA系统软件方面认为，信息落地则要通过规范科目范围、执行标准；预算编制目标准确、易于执行和可控；费用执行数据链畅通、费用发生有据可依；数据统计口径科学、及时动态；优化资金配置、合理科学使用等管控要点协助企业实现费控管理过程电子化。

“预算编制、申报、审批”环节中，政务OA协同政务OA系统可结合财务部门分别就“费控的部门边界”和“预算科目”反复与高层管理者沟通确认后，通过系统的数据导入接口，直接把预算数据从excel预算模板或金蝶、用友、erp等管理软件导入政务OA系统中，有着的信息包容性和效率。

“费申请与报销审批”中，为了让信息更加落地，政务OA协同政务OA系统可以对每个部门／分子单位的每个预算科目，依据不同的业务类型设置不同的预算临界值预警，仅这一点就可以大大提高费控管理能力，数据信息随时掌握。

而“数据分析、过程控制”则能够在预算实施过程中进行预警及强控，部门预算统计、多维预算数据分析以及财务凭证过程核对，大大降低风险，确保信息的准确与透明化。

“预算调整”则更加让费控管理人性化，针对结构性预算不足、结转等情况能够及时给出方案，以月度运营会议沟通和多维预算数据分析等手段来确保信息的实时性，保证预算费用的合理性使用。

可以说，政务OA用协同管理政务OA系统构建的“预算费控全程管理平台”强调信息落地，实用性强。可以对预算执行过程与执行结果的反馈进行有效管控，可以让组织的预算管理、费控管理不流于形式，真正落地执行，可以统一组织各部门/分子单位的业务信息、项目信息、人力资源信息、以及工作计划与费用支出计划，让所有部门都参与进来，让预算费控成为每个员工开展工作所必需的“工具”而非阻碍进度与工作效率的“枷锁”，同时，“预算费控全程管理平台”也可以使高层管理者/决策者随时了解每一笔资金的流向，及时发现预算的实际执行效果以及存在的问题，逐一分析研究并采取相应的控制策略。