OA办公系统选型指南:企业选项的三大误区

政务OA系统软件选型让很多的用户无所适从，众多的品牌、不同厂商提供不同的功能模块、不同技术和平台、不同的销售和服务模式等，本文就oa选型中涉及到的八个方面进行简单的分析。

一、功能需求

功能需求常常是政务OA系统选型的第一个衡量指标，但市面上的OA产品功能看似大同小异。oa选型应该立足于企业自身的需求，选型可以考虑由业务或管理人员、技术人员并行，功能方面由前者把关、技术方面由后者把关，左右两手一起抓，两手都要硬。既能满足?现实业务和管理的需求，又拥有先进开发技术的OA产品，才是好产品。

二、OA办公系统软件价格

电子政务oa系统的价格是一个综合的因素决定的，包括模块功能多少、用户数限制、二次开?发工作量和服务的成本、采用的技术和平台等相关。

政务OA建议企业用户结合自身需求，综合衡量电子政务oa系统价格预算，要选择性价比高的oa，避免单纯以价格做指标，走进选型误区。

三、OA办公系统易用性

一个好的电子政务oa系统产品，应该是简单易用、功能强大，只有简单易用的系统才能更易?于推广和使用，为广大的企业用户所接受，同时也节省了企业的培训推广的时间和成本。?

四、OA办公系统稳定性和成熟度

一个运行成熟和稳定的政务OA系统不仅能够提升用户体验，同时能够大大降低系统维护的成本，增强使用者对政务OA系统的信心。

稳定性可以从系统的错误率、运行故障等方面进行评估，成熟度可以从功能模块的深入程度，系统对需求的适应性等进行评估。

五、oa?办公系统安全性

政务OA系统安全性是由综合的因素决定的，包括硬件、网络、数据、应用、管理等多个方面，在实际操作中可根据不同的等级和需要进行不同投入或配置，但这里我们重点讲的是软件自身的安全保障和数据安全。?

六、OA办公系统可维护性

用户的部门、岗位、权限、业务流程、业务规则等会因为多种因素发生变化，而这些常见的变化和调整最好的方式是由政务OA系统中提供维护功能，并由最终用户自行处理。政务OA系统拥有良好的可维护性，降低了对软件厂商的依赖程度，提升了软件的适应性、降低了系统的维护成本。

七、政务OA系统扩展性和二次开发能力

当政务OA系统在企业中得到深入的应用，企业的个性化需求比较突出，企业处于不同的发展阶段或业务模式发生调整，标准的政务OA系统功能一般很难完全符合客户需求，最佳的解决方案是在现有的系统上进行扩展，我们不可能简单对现有的系统进行更换，导致现有成果无法保留，这不仅仅是一种投资的浪费，同时也会严重挫伤最终用户对政务OA系统使用的信心。

系统扩展性和二次开发能力是相对于oa标准产品功能而言的，没有成熟和稳定的产品功能扩展性就无从谈起；像政务OA平台，用户可以进行大幅度的“个性化改造”。

八、oa?软件厂商的服务能力

由于企业电子政务oa系统的实施并不是一蹴而就的事情，常常涉及售前咨询，实施过程中的咨询，售后维护等多方面，比起传统消费品行业来说，电子政务oa系统提供商的服务显得重要得多。?

一般来所，衡量电子政务oa系统提供商的服务质量可以从以下三个方面来看：

1、售前服务

很多用户在进行oa选型时，因为缺乏实施oa项目的相关经验，往往会存有很多疑问或者顾虑。优秀的软件提供商应该给予这样的客户专业、中肯、真诚的售前指导服务，包括专业知识答疑、行业案例介绍、协助项目规划等。相反，一味的推销产品，盲目承诺并不能给用户带来最实际的帮助。

2、售中服务

政务OA系统的开发、交付和部署划为售中阶段，由于客户方技术水平有限，这一阶段常常涉及?到比较多的技术方面的问题，优秀软件提供商应该提供专业、细致、真诚的指导服务，包括协助确定需求、协助客户单位政务OA系统的部署、培训等方面。?

3、售后服务

政务OA系统正式上线成功，并不代表软件提供商的服务终止，后续的维护、升级以及深层次的应用开发等同样重要。售后服务就像是企业贴心的安全顾问，保证企业协同办公一路畅通。

于是，很多企业在选择OA办公系统的时候都比较茫然，甚至盲目，结果是凭感觉做决定，而在实施和使用中才发现，系统这也不行，那也不行，根本满足不了自己的实际需要。做二次开发的成本太高，不做又用不下去，结果就做成了一锅夹生饭。

根据很多企业在OA办公系统选型的存在的问题，总结了OA办公系统选型三宗罪：

一、理念越强越好

OA办公系统的历史已有20余年，主导产品发展的管理理念也经历了非常大的变化。如今，无论是泛微的“协同办公”，蓝凌的“知识管理”，还是华天动力的“智慧协同”等理念，都已经被各自厂商发展得非常的成熟和完善。

但是一个非常突出的问题是：个别企业过分渲染管理理念，而忽视产品功能的建设，造成的结果就是产品功能和管理理念之间严重脱节，名不符实。看理念强大无比，用起来却举步维艰，根本不是那么回事，这就是知和行之间的巨大差异，理念和实践之间的巨大差异。

作为一种管理软件，OA办公系统确实应该以管理理念为指导，为企业带来新鲜的管理方法。但它又只是一个管理工具，指望通过一个OA办公系统来实现那些完美的管理理念，是非常不现实的。

只有产品落地，才能让理念落地，给企业创造价值。所以，与其被漂亮的理念吸引，不如重点关注软件本身的技术和功能，用来完善你企业内既有的管理理念和制度。如果你遇到一个企业的营销人员对你满口理念，却绝口不提产品；或者只演示ppt，不演示软件实际运行，那么就一定要小心了。

二、价格越低越好

由于OA办公系统的门槛较低，所以很多的软件企业都有自己的OA产品，而价格也千差万别，从几千元到几十万元不等。这给很多选型者造成了困惑，为什么人家只卖几千块，而你要几万块呢？

其实，任何产品的买卖都有一个真理：一分钱一分货。OA办公系统的门槛虽然低，但要做好却非常难。超便宜的政务OA系统是某个人、几个人在很短时间内模仿其他电子政务oa系统开发出来的，或者是破解其他政务OA系统后改造而成的；而主流的政务OA系统，则是上百人的研发团队十余年持续开发的结晶，这两种产品的稳定性、完善性，根本不可同日而语，没有丝毫可比性。

在这里，我认为非常认可政务OA办公系统的一个观点：作为企业级应用的产品，选型者不应该只是看到OA办公系统的购买价格，而应该考虑其综合成本。而综合成本包含了购买成本、实施成本、使用成本、服务成本、升级成本等一系列成本，这里面有大量的隐含成本。

也许你的购买成本低，但综合成本却很可能非常高，所以片面的关注某一项成本，必然会造成因小失大的后果。

三、功能越全越好

OA办公系统定位于企业的组织行为管理，但其应用边际非常模糊，为了满足购买者大而全的心理需要，也为了不在竞争中落后于对手，oa厂家都将自己的产品做得越来越大，越来越杂，包括资产管理、人力资源管理、客户管理、财务管理、进销存管理、项目管理、后勤管理、合同管理等等一系列功能模块。

但OA办公系统的核心应用其实还是公文系统管理，这也是OA办公系统的最大价值所在。在这方面，政务OA显得非常务实，他将公文系统管理的功能做到极致，在此基础上兼顾其他功能模块的开发，为用户提供了非常实用的协同办公平台。

繁多的功能模块让很多政务OA系统看起来很唬人，但这些功能往往很粗糙。或者只是通过公文系统来设置了几个业务流程，或者只搭建了最基本的管理功能，根本无法实现完备的业务管理。试想，如果政务OA系统里面的项目管理、人力资源、客户管理等做得很完备了，还要那些独立的管理软件做什么？

所以，如果你只是想实现一些很简单的管理，暂时使用一段时间，那么可以关注下这些功能模块。反之，就要时刻牢记自己的核心需求，明白自己真正想要的是什么，是一堆漂亮花瓶一样的功能模块，还是切实把系统用起来。所以选型者不要被那些五花八门的功能喧宾夺主，耽误了自己的正事。

总而言之：理性、务实，永远是选好OA办公系统的第一法则。而政务OA协同办公平台在这方面做的很好，期望与您的合作共赢。

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